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同窓会の幹事を任せられた時と同窓会の案内が届いた時の対処法

投稿日:2021年3月10日 更新日:

同窓会って魅力的ですね

同窓会と言えば学校の同窓会が連想できるでしょうが、学生生活を終えて何年たっても同窓会を定期的に開いて集まっている人たちは意外と多いです。

同窓会と聞くと、小、中学校や高校などのクラスの集まりが主流です。
やはり青春時代の思い出を語れる相手が集まるのは、学生生活をともに過ごした友達や先生が一番いいのでしょう。

インターネットで○○中学校と検索しただけで、その学校で開いた同窓会の写真や、旅行にいった場所などを詳しく書いてブログなどを利用して、記録として残しているのを見かけた事があります。

自分が卒業した学校の名前を試しに検索したら、意外とそういったものが見つかるかもしれません。

私が自分の学校を検索してみた時は、卒業後30年以上も経っているのにいるのに変わらず同窓会を開いている方々の写真を見ました。

久しい仲間との再会は、年をとって落ち着いてくると余計に楽しい傾向にあるのかもしれません。

昔の仲間の成長を楽しんだり、自分の成長を何年ぶりかに見てもらうにはとてもいい機会です。
地元を離れてしまった人なら、ばったり同級生と再会する機会もほとんどないはずです。

何年かに1度でも再会する場を作る事で、また楽しかった学生生活の休み時間のような時間が過ごせる事でしょう。

 

同窓会の幹事

同窓会の幹事は、考えただけでもとてもハードで大変なイメージがありませんか。

同窓会を開くには、会を先導する人が必ず必要不可欠になってきます。
つまり飲み会などでよく耳にする幹事という存在がいなければ、同窓会を進行していく事ができません。

当時のクラス委員が担当したり、クラスで目立っていた人達が担当するといったパターンが多いみたいですが、幹事というのはする事が沢山あってかなり大変そうです。

そもそもばらばらになった大勢の人達に連絡を取るだけでも大変です。
案内状を出したり、開催地を決めたり、予算を決めたりと恐らく学園祭並みに大変になることです。
もちろん一人でやる必要はないので、何人かで担当を分けて行うと効率もいいですね。

会社などでそういった仕切りを経験した事のある人が担当すると、とてもスムーズにいくかもしれません。

しっかりした幹事が会を先導すると凄く楽しい会になるのはもちろんですが、あくまで楽しむための同窓会なので張り切りすぎずに取り組むと意外と楽しい事もあるかもしれません。

同窓会を開催するにあたって同窓会名簿を作る事が一般的です。

同窓生同士が連絡をとりやすいように作られているもので昔からあるものなのですが、最近では同窓会名簿を作成すると偽って悪用目的で個人情報を聞き出そうとする場合もあるので連絡先や住所を教えたくない人も増えているはずです。

同窓会を開催するためだけに使用するならば大変便利なツールなのですが、引っ越しをしていて住所変更後もそういった理由で連絡先を教えない人ばかりだと名簿として機能しなくなってしまいます。

また、幹事をやっている方が名簿をパソコンでデータとして管理するのも個人情報なだけに気をつけて取り扱う必要があります。

大昔の同窓会名簿を処分するのに個人情報が記載されているため、普通には捨てられずに処分に困ったりと便利な一面はあるにせよ何かと面倒な事が絡んでくるものです。

インターネットでの掲示板などを利用してやりとりをした方が安全で、やりやすくはなってきているかもしれません。

次に幹事の仕事で大変なのが会場選びです。
同窓会の会場選びには時間がかかります。

同窓会を再会した仲間や先生とのいい思い出にするためには、いいお店やホテルを予約して盛大に行うことに越したことはありません。
しかし、あまり人数が集まらなかった時に、とても豪華な会場をおさえてもさみしいものです。
豪華なあまり一人あたりの費用がかかりすぎてしまうと行きづらくなったりするのではないでしょうか。

人数が少なめな時には広いお店なら普通の予約で済みそうですが、お洒落な空間のレストランでも同窓会用の予約を受けているところもあります。
インターネットなどで検索してみても、そういったお店がヒットするはずです。

できるだけ多く出席してもらえるように地図を見た時に場所がわかりやすく値段もリーズナブルな会場を選ぶと、案内状を見た時に気軽な雰囲気を感じます。

色々と気遣いながら会場を選ぶとなると幹事としては大変な作業になりそうですが、ここなら楽しい雰囲気でお酒が飲めそうだなと感じるような会場を下見してから決めてみると意外とすぐにいい会場が見つかるかもしれません。

 

同窓会の準備

同窓会に案内状はつきものです。
もしも同窓会を開くことになって、自分が幹事になったりした場合は一番最初に案内状を書く必要があります。

今は携帯電話によってメールをするのが当たり前の時代になりました。
同窓会の集まりを知らせるのにメールでのやりとりで済ませてしまうというのも少なくはありません。

学校の同窓会等でも、特別仲のいい人たちでの集まりならそれでも問題なさそうですが、やはりその当時の先生やクラス全員へのお知らせだと案内状の方がいいでしょう。

そこまで堅苦しく文章を書く必要はないのですが、返信の欄に近況報告を書いたり、幹事本人の連絡先を書いたりするといいです。
案内状を受け取った方は、日時、場所、会費が一番重要な情報となるので、明確に記入しておくこと方がいいです。
さらに、会場への地図や電話番号があるととても足を運びやすくなります。
文面だけでなく、写真などを貼っても久しぶりに会いたいなと思う人が多くなるかもしれません。

それぞれが忙しくなっていて、予定が合わなくなる事も多いはずなので、早めのご案内と工夫1つで多くのクラスメイトが集まる事でしょう。

 

同窓会の返信は、同窓会の案内状が来たら出席や欠席に関わらずちゃんとした返事を出した方がいいです。

それぞれ返信はがきの内容は異なるとは思いますが、出欠の有無や住所、氏名、電話番号に近況報告の記入欄があったりもします。
住所などは、引っ越していたりすると変わっているので現住所や電話番号を記入すると連絡がスムーズなはずです。
また、氏名も結婚をして名前が変わっていると、旧性を含めて記入する方が返信をもらった幹事の人もすぐにわかるはずです。

案内状を出した幹事の人たちからすると近況報告は以外と嬉しいものなのです。
欠席した場合でも話題が生まれますし、少し情報があるだけでまた身近に感じることができたりします。

また、幹事をするとなるとクラス全員分に案内を出さなくてはなりませんし、その他にもいろいろと準備や気遣いが多くなってとても大変な役割になるはずです。

空欄などに幹事の方へ「お疲れ様」や「ご苦労様」といったようなちょっとした気遣いの言葉があると案内を出してよかったと思うものです。

同窓会の服装は悩みの種にもなってしまいます。

明日は同窓会で昔の仲間と何年ぶりかの再会となると格好よくなった自分や成長した自分を見てもらいたいと思うのではないでしょうか。
中学校や高校以来の再会なら、おそらくみんなとても大人になっているはずです。

できればいい服を着ていきたいと考えすぎてしまい、ちょっと堅すぎる格好で出席してしまいそうです。
案内状の内容や、ホテルでの同窓会やレストランを予約しての同窓会なら、それ相応の服装に迷ってしまいそうです。

場が高級だからと礼服やドレスで出席する必要はありません。
個人の服装なのであくまで答えはないですが、カジュアルすぎずフォーマルすぎないほど、よい格好なら問題はないのでしょうか。

集合写真の撮影などがあるときに、あまりに浮いていると残ってしまいます。
それも1つの思い出になるような気もしますが、「無難にいきたいな」という方なら普段着よりも少し上のランクの服装でいくのが
ちょうどいいかもしれません。

私も出席した方に聞くと、きめすぎていないラフな格好が好印象のようでした。

女性の方は同窓会前にエステに通っている方もいらっしゃるはずです。

何年経っても若いと思われたいのは男女共通の思考だと思いますが、久しぶりに再会した友達や知人に、いつまでも若いなと言われるのは決して悪い気はしません。

同窓会の案内は、ある程度の期間を設けられるように早めに来るはずです。
前もって自分の容姿に磨きをかける時間は充分ではないですがエステを利用するというのもいいかもしれません。

エステは継続して長い期間通うことで結果が得られるものと思われがちですが、短期集中コースといったものを設けているエステサロンもありますので、お肌を綺麗に若々しく演出するのには利用するといいかもしれません。
あまり卒業してから年月が経っていない場合でも、お肌に磨きをかけていると垢抜けたなと感じるはずです。

最近では男性でもエステに通う方もいるくらいなのでエステと聞くと高級感がありますが、美容室のような感覚で行けるものになってきました。

同窓会に向けて特別に磨きをかけている人はけっこう多いはずです。

 

同窓会情報

同窓会の写真

同窓会には写真を撮ってますか?

インターネットで同窓会などと検索してみると、いろんな学校の同窓会の集合写真が画像一覧で表示されたりするのを見かけたことがあります。

私はまだ同窓会に出席したみんなで、かしこまって集合写真をとった経験は一度もないのですが、めったにない機会だからと記念にみんなで写真をとっているクラスや学年が結構いるようですね。

今ではデジタルカメラで撮った写真をパソコンで編集したり携帯電話のカメラで写真を撮れるので、同窓会の日に再会した仲間に後日その写真を送ってあげたり携帯で送信したりと誰でも簡単にそういったやりとりができるようになりました。

その時に出席できなかったクラスメイトに次の案内状に前回の同窓会の集合写真を添付して送るのもいいですし、ネット上にある同窓会の掲示版にアップしたり全員で撮った写真などを残しておくと、次の同窓会で撮った写真と見比べてみたり卒業写真と見比べたりしてもいい思い出としていつまでも残りそうです。

 

同窓会の掲示板

同窓会の掲示板も多くなりましたね。

インターネットが普及して、今ではほとんどの人がパソコンを趣味の一部として使用しています。

人と人とが連絡をとりあうツールとしても大変便利で、掲示板を活用すると個人宛ではなく1つのグループが全員で観覧できるようになっています。

同窓会専用の掲示板があれば、近況報告や後日談など誰でも観覧することができるので大変便利です。
また、次の同窓会開催のお知らせや、その他の連絡も掲示板をチェックして知ることができるのです。

案内状に掲示板の知らせを書いて観覧してもらえば、その日出席できなかった人も同窓会の様子を知ることができます。
より詳しく雰囲気を伝えるために、写真をアップしてもいいでしょう。

当日こんなイベントをやりたい、こういうお店がいいかもといったリクエストをするのもいいかもしれません。

掲示板をうまく活用すれば大変だなと思う作業もいくらかはぶけるはずなので、幹事を担当する人の負担も少しは軽くなってきます。

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